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Wesentliche Fähigkeiten für den Erfolg als Sekretärin oder Assistent

Disclaimer: Im Folgenden wird häufig von Sekretärinnen oder Assistenten gesprochen – in diesem Artikel gelten jedoch grammatisch maskuline und weibliche Personenbezeichnungen gleichermaßen für Personen aller Geschlechter und sind divers anwendbar!

Wenn Sie als Sekretärin anfangen, werden Sie höchstwahrscheinlich eine Einstiegsposition als Verwaltungsassistentin bekommen. In dieser Position übernehmen Sie in der Regel Aufgaben im Zusammenhang mit der Korrespondenz, der Terminplanung und der grundlegenden Bürounterstützung. Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie dafür verantwortlich, dass ein Büro oder die Abteilung einer bestimmten Person in einer professionellen Umgebung reibungslos läuft. Je nach Branche kann das von der Unterstützung von Kollegen über die Betreuung von Kunden bis hin zu anderen administrativen Aufgaben reichen.

Die Einstiegsqualifikationen

Viele Aufgaben eines Verwaltungsassistenten sind einfach zu bewältigen, aber wenn Sie die grundlegenden Fähigkeiten für diesen Job beherrschen, können Sie sich von Ihren Kollegen abheben. Entwickeln Sie diese grundlegenden Sekretärinnen-Fähigkeiten, um in einer Einstiegsposition erfolgreich zu sein.

1. Klare Kommunikation

Wie Ihnen jeder Verwaltungsassistent bestätigen kann, ist eine klare Kommunikation die wichtigste Komponente dieser Position. Schließlich ist fast jede Aufgabe, die Sie erledigen, mit schriftlicher oder mündlicher Korrespondenz verbunden.

Ratschlag: Wenn Sie an Ihren kommunikativen Fähigkeiten arbeiten möchten, sollten Sie einen Schreib- oder Literaturkurs besuchen, um Ihre Fähigkeit zu verbessern, Gedanken auf Papier oder auf dem Computerbildschirm klar zu kommunizieren. Improvisationsschauspielunterricht kann Ihnen ebenfalls helfen, Gedanken verbal auszudrücken und mit den Füßen zu denken.

2. Technologische Kompetenz

Vor Jahrzehnten benutzten die meisten Sekretärinnen Stift und Papier oder Schreibmaschinen für Memos und Korrespondenz. Die Zeiten haben sich jedoch geändert, und die heutigen Verwaltungsassistenten müssen technologische Kompetenz nachweisen. Sie müssen in der Lage sein, Desktop-Computer, Laptops und intelligente Geräte zu nutzen, um die täglichen Aufgaben zu bewältigen.

Tipps: Das ist aber noch nicht alles. Sie müssen auch grundlegende Textverarbeitungsprogramme, E-Mail-Anwendungen und Terminplanungsplattformen beherrschen. Auch wenn Sie proprietäre Software während der Arbeit erlernen, sollten Sie bereits ein Grundverständnis für die wesentlichen Technologien haben, die für Ihre Position benötigt werden. Zögern Sie nicht, Handbücher zu lesen oder Webinare zu besuchen, um die Grundlagen zu lernen.

3. Gespür für Professionalität

Alle Sekretärinnen der Einstiegsstufe sollten auch grundlegende Fähigkeiten im Umgang mit Kunden haben, die mit einem Sinn für Professionalität beginnen. Denken Sie daran, dass Sie als Verwaltungsassistentin das Gesicht des Unternehmens sind, egal, wo Ihr Schreibtisch steht. Das bedeutet, dass Höflichkeit und Respekt wesentliche Qualitäten sind, egal ob Sie mit Kunden oder mit Kollegen sprechen.

Sekretärinnen-Fähigkeiten auf mittlerer Ebene
Sobald Sie Ihren Einstiegsjob gemeistert haben, haben Sie vielleicht die Möglichkeit, eine Stelle als Verwaltungssekretärin oder eine andere Sekretärin auf mittlerer Ebene anzunehmen. Bevor Sie anfangen, sich für Jobs zu bewerben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über diese wichtigen Fähigkeiten einer Sekretärin auf mittlerer Ebene verfügen.

4. Organisationstalent

Die meisten Sekretärinnen auf mittlerer Ebene sind für den Umgang mit einer überwältigenden Menge an Informationen verantwortlich. Abhängig von Ihrer Bürokultur können diese Informationen Papierakten, elektronische Datenbanken oder sogar mündliche Besprechungen umfassen.

Da sich Ihre Kollegen darauf verlassen werden, dass Sie Daten effizient abrufen, benötigen Sie starke organisatorische Fähigkeiten. Wenn Sie nicht bereits eine bevorzugte Art haben, die Dinge zu organisieren, informieren Sie sich über Schreibtischzubehör, Softwareprogramme und sogar Workflow-Konzepte, die Ihnen helfen können, alles unter Kontrolle zu halten.

5. Zeitmanagement

Je mehr Verantwortung Sie in Ihrer Position als Sekretärin auf mittlerer Ebene übernehmen, desto wichtiger wird das Zeitmanagement. Egal, ob Sie nur einem Vorgesetzten unterstellt sind oder ob mehrere Vorgesetzte Ihnen täglich Arbeit zuweisen, Sie müssen Ihre Aufgaben effektiv jonglieren.

Ratschläge: Für die meisten Sekretärinnen in der Verwaltung bedeutet dies, dass sie lernen müssen, intelligenter zu arbeiten. Verfolgen Sie, wie lange Sie für die Erledigung von Aufgaben brauchen, und lernen Sie, welcher Zeitplan Ihre Produktivität optimiert. Sie werden schnell lernen, wie Sie das Beste aus jedem Arbeitstag machen können.

6. Problemlösung

Wenn Sie eine mittlere Sekretariatsfunktion erreichen, können Sie sich nicht mehr darauf verlassen, dass Vorgesetzte Entscheidungen für Sie treffen. Stattdessen müssen Sie Ihre Probleme selbst lösen. Als Sekretärin werden Sie häufig mit Problemen konfrontiert, die von der Lösung von Terminproblemen bis hin zur Kommunikation mit schwierigen Kunden reichen.

Ratschläge: In Ihrem Büro gibt es vielleicht Richtlinien, die Sie bei Ihren Bemühungen unterstützen, aber Sie müssen auch Ihre eigenen Problemlösungsfähigkeiten verbessern, um die Dinge zu erledigen. Um Probleme effektiv zu lösen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen und wissen, was Sie tun können, um diese zu erreichen.

Fähigkeiten – Sekretärin auf Profi- oder Vorstandslevel

Wenn Sie sich in dieser unterstützenden Branche auszeichnen, haben Sie vielleicht das Zeug dazu, einen Job als Sekretärin auf höherer Ebene zu ergattern, z. B. als administrativer Supervisor. Während diese Fachkräfte sicherlich auf grundlegende Sekretariatsfähigkeiten und -aufgaben zurückgreifen, müssen sie in fast jedem Aspekt des Jobs über sich hinauswachsen. Bringen Sie Ihre Sekretariatskarriere auf die nächste Stufe, indem Sie sich die Fähigkeiten für eine dieser leitenden Verwaltungspositionen aneignen.

7. Planungsfähigkeiten

Für einen administrativen Supervisor könnte die Vorausplanung nicht wichtiger sein. In dieser Rolle haben Sie mehr Aufgaben zu jonglieren, und Sie haben auch einen kleinen Mitarbeiterstab zu verwalten. Das bedeutet, dass Sie ein solides Gespür für die Ziele Ihres Unternehmens und ein Verständnis dafür haben müssen, welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen.

Ratschlag: Wenn Sie an Ihren Planungsfähigkeiten arbeiten müssen, versuchen Sie, einen Kurs in Projektmanagement zu belegen. Dort lernen Sie, wie Sie mit Ressourcen jonglieren, Zeit einteilen und Mitarbeiter verwalten, um sowohl tägliche Aufgaben als auch große Projekte termingerecht zu erledigen.

8. Proaktive Herangehensweise & Gespür für Diskretion

Als Verwaltungsleiter werden Sie schnell lernen, dass man nicht weiterkommt, wenn man nur darauf wartet, dass etwas passiert. Stattdessen müssen Sie proaktiv an alles herangehen, was auf Ihrer To-Do-Liste steht.

Viele Sekretärinnen der oberen Führungsebene stellen fest, dass es ihnen hilft, schon früh proaktive Systeme zu entwickeln, um in diesem Beruf erfolgreich zu sein. Um diese Art von Arbeitsablauf zu entwickeln, sollten Sie Probleme, die auftreten könnten, vorhersehen und die Gelegenheit nutzen, diese Probleme direkt anzugehen. Dies mag im Vorfeld mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber Sie werden eine Menge Zeit sparen, wenn Sie Projekte fehlerfrei durchführen.

Sekretärinnen auf höherer Ebene neigen dazu, mit sensiblen Informationen umzugehen, z. B. mit vertraulichen Unterlagen und privater Kommunikation. Um mit dieser Art von Informationen effektiv umzugehen, brauchen Sie einen ausgeprägten Sinn für Diskretion und die Fähigkeit, Vertraulichkeit zu wahren. Seien Sie stolz auf Ihre tadellose Fähigkeit, ein Geheimnis zu bewahren, und Sie könnten sogar die Gelegenheit bekommen, höher bezahlte Stellen anzunehmen, die Diskretion erfordern.

Fazit – Merkmale eines guten Sekretärs/ einer guten Sekretärin

Die Rolle des Sekretärs eines Management-Teams kann entscheidend für das effiziente Funktionieren des Komitees sein, besonders in Organisationen mit wenigen oder keinen bezahlten Mitarbeitern. Im Folgenden finden Sie noch einmal einige der wichtigsten Qualitäten, Fähigkeiten und Kenntnisse zusammengefasst.

Ein guter Sekretär/eine gute Sekretärin des Managements oder einer Führungsetage wird stets:

  • methodisch arbeiten – mit einem guten Auge für Details,
  • gut organisiert sein, mit einem ordentlichen Verstand,
  • Objektivität in das Verfahren einbringen,
  • die Korrespondenz zeitnah erledigen,
  • in der Lage sein, genaue Notizen über Sitzungen zu machen,
  • sicherstellen, dass die Mitglieder alle notwendigen Materialien erhalten,
  • das notwendige Material zur Sitzung mitbringen,
  • gut mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten,
  • sicherstellen, dass die Beschlussfähigkeit bei Sitzungen gegeben ist
    und
  • Kenntnisse oder Erfahrungen mit Ausschussverfahren haben.

Ein guter Assistent wird also stets auf die Bedürfnisse des Unternehmens und des Vorgesetzten eingehen und alle Projekte im Blick behalten. Den Überblick über Termine und Pflichten, sowie Meetings und die interne Kommunikation zu Kollegin*en zu wahren ist ebenfalls ein großer Bestandteil seiner Arbeit.



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